Häufig gestellte Fragen (FAQ)

HelferLink ist eine Plattform zur einfachen Erstellung und Verwaltung von Fragebögen und Umfragen. Sie eignet sich besonders für Veranstaltungen und Events, bei denen Teilnehmer und Helfer koordiniert werden müssen, Rückmeldungen eingeholt oder Sachspenden organisiert werden sollen.

Mit HelferLink können Sie:

• Fragebögen mit verschiedenen Fragetypen erstellen
• Teilnehmerantworten sammeln und auswerten
• Sachspenden und Mitbringsel organisieren
• Teilnehmern automatische Bestätigungen senden
• QR-Codes für Ihre Fragebögen generieren
• Antworten als Excel-Datei exportieren

HelferLink richtet sich an:

• Vereine und gemeinnützige Organisationen
• Schulen und Bildungseinrichtungen
• Eventmanager und Veranstaltungsplaner
• Privatpersonen, die Veranstaltungen organisieren
• Firmen, die Veranstaltungen planen möchten

Besonders gut eignet sich HelferLink für wiederkehrende Events, bei denen regelmäßig Rückmeldungen eingeholt oder Teilnehmer koordiniert werden müssen.

Die Nutzung von HelferLink ist einfach:

1. Registrierung: Erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse.
2. Fragebogen erstellen: Nutzen Sie den Designer, um einen Fragebogen mit verschiedenen Fragetypen zu erstellen.
3. Teilen: Teilen Sie den Link zu Ihrem Fragebogen oder nutzen Sie den QR-Code, damit Teilnehmer darauf zugreifen können.
4. Antworten sammeln: Die Antworten werden automatisch in Ihrem Dashboard gespeichert.
5. Auswerten: Sehen Sie sich die Antworten im Dashboard an oder exportieren Sie sie für eine detailliertere Analyse.

HelferLink bietet verschiedene Preispläne an. Details zu aktuellen Preisen finden Sie auf der Preisseite oder in Ihrem Dashboard unter "Abonnement & Kontoverwaltung".

HelferLink unterstützt verschiedene Fragetypen für unterschiedliche Anwendungsfälle:

• Text: Für offene Fragen mit Freitextantworten.
• E-Mail: Speziell für die Erfassung von E-Mail-Adressen mit Validierung.
• Checkbox: Für Ja/Nein-Fragen oder einfache Bestätigungen.
• Checkbox mit Zusatzfeld: Eine Checkbox mit einem zusätzlichen Eingabefeld, das aktiviert wird, wenn die Checkbox angekreuzt wird.
• Mehrfachauswahl: Erlaubt es Teilnehmern, mehrere Optionen aus einer Liste auszuwählen.
• Einfachauswahl: Erlaubt es Teilnehmern, genau eine Option aus einer Liste auszuwählen.
• Ja/Nein: Für einfache Ja/Nein-Entscheidungen.
• Sachspende: Spezieller Fragetyp zur Organisation von Sachspenden oder Mitbringseln mit Mengenangaben.

Der Sachspenden-Fragetyp ist eine spezielle Funktion, die für die Organisation von Mitbringseln oder Sachspenden entwickelt wurde. Mit diesem Fragetyp können Sie:

• Eine Liste von benötigten Gegenständen oder Lebensmitteln erstellen
• Für jeden Eintrag angeben, wie viele Einheiten benötigt werden
• Teilnehmer wählen aus, was und wie viel sie mitbringen möchten
• Das System verfolgt automatisch, wie viel bereits zugesagt wurde und wie viel noch benötigt wird

Beispiel: Für ein Schulfest könnten Sie 10 Kuchen, 35 Brezel und 8 Packungen Servietten benötigen. Die Teilnehmer sehen dann, was noch gebraucht wird, und können entsprechend zusagen.

Ein E-Mail-Feld ist wichtig, wenn Sie möchten, dass Teilnehmer eine Bestätigung ihrer Antworten erhalten. Wenn Ihr Fragebogen ein E-Mail-Feld enthält, sendet das System automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Zusammenfassung der Antworten an die angegebene Adresse.

Dies ist besonders nützlich für:

• Bestätigung der Anmeldung zu einer Veranstaltung
• Erinnerung an zugesagte Sachspenden
• Dokumentation der gegebenen Antworten für den Teilnehmer

Ja, Sie können jede Frage als Pflichtfeld markieren. Pflichtfelder müssen von den Teilnehmern ausgefüllt werden, bevor das Formular abgesendet werden kann.

Im Designer können Sie bei jeder Frage die Option "Erforderlich" aktivieren oder deaktivieren. Standardmäßig sind alle Fragen als Pflichtfelder markiert.

So erstellen Sie einen neuen Fragebogen:

1. Melden Sie sich in Ihrem HelferLink-Konto an.
2. Klicken Sie im Dashboard auf "Neuer Fragebogen erstellen".
3. Füllen Sie die Event-Details wie Name, Datum, Zeit und Ort aus.
4. Fügen Sie Fragen hinzu, indem Sie auf die "+"-Schaltflächen neben den gewünschten Fragetypen klicken.
5. Bearbeiten Sie jede Frage mit einem passenden Titel und einer Beschreibung.
6. Organisieren Sie die Fragen, indem Sie die Auf/Ab-Pfeile verwenden, um ihre Reihenfolge zu ändern.
7. Klicken Sie auf "Speichern", um den Fragebogen zu erstellen.

Um einen vorhandenen Fragebogen zu bearbeiten:

1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard.
2. Finden Sie den Fragebogen in der Liste und klicken Sie auf "Fragebogen Bearbeiten".
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Designer vor.
4. Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Beachten Sie: Bereits eingegangene Antworten werden von Ihren Änderungen nicht betroffen.

Ja, Sie können die Reihenfolge der Fragen jederzeit ändern. Verwenden Sie im Designer die Pfeile nach oben und unten, die sich in jeder Frage befinden, um die Position anzupassen.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihren Fragebogen logisch zu strukturieren und bei Bedarf umzuorganisieren.

Ja, in den Premium-Plänen können Sie benutzerdefinierte Hintergrundbilder für Ihre Fragebögen hochladen. Diese Funktion verleiht Ihren Fragebögen ein professionelles Aussehen und ermöglicht die Anpassung an Ihre Marke oder das Thema Ihrer Veranstaltung.

Um ein Hintergrundbild hinzuzufügen:

1. Öffnen Sie den Fragebogen im Designer.
2. Suchen Sie den Bereich "Hintergrundbild" in den Event-Details.
3. Klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen Sie ein Bild von Ihrem Gerät aus.
4. Das Bild wird automatisch hochgeladen und als Hintergrund für Ihren Fragebogen angezeigt.

Hinweis: Diese Funktion ist nur in den Premium-Plänen verfügbar.

So können Sie die Antworten zu Ihrem Fragebogen einsehen:

1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard.
2. Finden Sie den betreffenden Fragebogen in der Liste.
3. Klicken Sie auf "Antworten anzeigen".
4. Hier sehen Sie eine Übersicht aller eingegangenen Antworten.

Sie können einzelne Antworten detailliert betrachten oder alle Antworten als Gesamtübersicht sehen.

HelferLink bietet die Möglichkeit, alle Antworten als Excel-Datei zu exportieren:

1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard und klicken Sie auf "Antworten anzeigen" bei dem gewünschten Fragebogen.
2. Klicken Sie auf den Button "Als Excel exportieren".
3. Die Excel-Datei wird automatisch heruntergeladen und enthält alle Antworten in einem strukturierten Format.

Diese Funktion ist besonders nützlich für die weitere Analyse der Daten oder zur Archivierung.

Ja, wenn Ihr Fragebogen ein E-Mail-Feld enthält, erhalten die Teilnehmer automatisch eine Bestätigungs-E-Mail nach dem Absenden ihrer Antworten. Diese E-Mail enthält:

• Eine Zusammenfassung der gegebenen Antworten
• Details zur Veranstaltung (Name, Datum, Ort)
• Bei Sachspenden-Fragen: Eine Erinnerung, was zugesagt wurde

Die automatischen E-Mail-Bestätigungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und dienen den Teilnehmern als Nachweis ihrer Anmeldung oder Zusage.

Wichtig: Wenn Ihr Fragebogen kein E-Mail-Feld enthält, werden keine Bestätigungen versendet.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Fragebogen mit potenziellen Teilnehmern zu teilen:

1. Link teilen: Klicken Sie im Dashboard auf "Link kopieren" und teilen Sie den generierten Link per E-Mail, Messenger oder Social Media.
2. QR-Code: Klicken Sie auf "QR-Code" und zeigen Sie den QR-Code an oder laden Sie ihn herunter. Der QR-Code kann in Druckmaterialien, Präsentationen oder Aushängen verwendet werden.
3. Fragebogen öffnen: Klicken Sie auf "Fragebogen öffnen", um den Fragebogen in einem neuen Tab anzuzeigen. Von dort aus können Sie die URL kopieren oder den Fragebogen direkt mit jemandem teilen.

Der QR-Code-Generator ist eine praktische Funktion, um Teilnehmern einen einfachen Zugang zu Ihrem Fragebogen zu ermöglichen:

1. Klicken Sie im Dashboard auf die Schaltfläche "QR-Code" neben dem gewünschten Fragebogen.
2. Ein Fenster öffnet sich mit dem generierten QR-Code und Informationen zum Event.
3. Sie haben folgende Optionen:
   • Drucken: Drucken Sie den QR-Code direkt aus.
   • Als PDF herunterladen: Speichern Sie den QR-Code als PDF-Datei.
   • Als Bild herunterladen: Speichern Sie nur den QR-Code als Bilddatei.

Der QR-Code enthält alle notwendigen Informationen, um direkt zum Fragebogen zu gelangen. Er kann in Einladungen, auf Plakaten, in Präsentationen oder an anderen sichtbaren Stellen platziert werden.

Jeder Fragebogen hat einen eindeutigen Link und kann von jedem ausgefüllt werden, der diesen Link kennt. Es gibt keine eingebaute Zugriffsbeschränkung für das Ausfüllen von Fragebögen.

Dies hat den Vorteil, dass keine Anmeldung für Teilnehmer erforderlich ist, was die Teilnahme erleichtert. Wenn Sie jedoch den Zugang einschränken möchten, können Sie:

• Den Link nur an ausgewählte Personen senden
• Den Link mit einem Passwortschutz in einem Dokument oder einer E-Mail teilen
• Den Fragebogen nur für einen begrenzten Zeitraum aktiv lassen

Beachten Sie: Der Zugriff auf das Dashboard und die Bearbeitung von Fragebögen ist durch Ihr Konto geschützt und erfordert eine Anmeldung.

Die Abrechnung bei HelferLink funktioniert per Rechnung

• Preise: Die Preise für die verschiedenen Pläne finden Sie auf der Preisseite oder in Ihrem Dashboard unter "Abonnement & Kontoverwaltung".
• Zahlungsweise: Die Zahlung erfolgt per Rechnung, die Ihnen per E-Mail zugesendet wird.
• Rechnungsstellung: Rechnungen werden am Ende jedes Abrechnungszeitraums erstellt und enthalten alle notwendigen Informationen für Ihre Buchhaltung.
• Kündigung: Sie können Ihr Abonnement jederzeit kündigen. Das Abonnement bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv.

Sie können Ihren Plan jederzeit anpassen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie im Dashboard auf "Abonnement & Kontoverwaltung".
3. Wählen Sie "Plan ändern".
4. Wählen Sie den gewünschten neuen Plan aus.
5. Folgen Sie den Anweisungen zur Bestätigung der Änderung.

Bei einem Upgrade: Die zusätzlichen Funktionen stehen sofort zur Verfügung. Die Kosten werden anteilig für den Rest des Abrechnungszeitraums berechnet.

Bei einem Downgrade: Der neue Plan wird am Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam.

Jeder Plan hat ein festgelegtes Limit für die Anzahl der Fragebögen, die Sie erstellen können:

• Wenn Sie Ihr Limit erreichen, wird die Schaltfläche "Neuer Fragebogen erstellen" deaktiviert.
• Sie können weiterhin mit Ihren bestehenden Fragebögen arbeiten und Antworten sammeln.
• Um weitere Fragebögen zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  1. Upgraden Sie auf einen höheren Plan mit mehr Fragebögen.
  2. Löschen Sie nicht mehr benötigte Fragebögen, um Platz für neue zu schaffen.

Hinweis: Gelöschte Fragebögen erscheinen weiterhin in Ihrem Dashboard, werden aber als "gelöscht" markiert und zählen nicht mehr zum Limit.

Wir planen, die kostenlose Version langfristig anzubieten, behalten uns aber das Recht vor, sie bei Bedarf zu ändern oder einzustellen. Sollte sich etwas ändern, informieren wir dich rechtzeitig per E-Mail.

Jeder Plan hat ein monatliches Limit für die Anzahl der Teilnehmer bzw. Antworten:

• Wenn das Limit erreicht wird, können keine weiteren Antworten mehr eingereicht werden.
• Teilnehmer sehen in diesem Fall eine Meldung, dass das Limit erreicht wurde, und können das Formular nicht mehr absenden.
• Sie als Organisator können weiterhin auf alle bereits gesammelten Antworten zugreifen.
• Um weitere Antworten zu sammeln, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  1. Upgraden Sie auf einen höheren Plan mit größerem Teilnehmerlimit.
  2. Warten Sie bis zum Beginn des nächsten Monats, wenn das Limit zurückgesetzt wird.

Das Teilnehmerlimit wird am ersten Tag jedes Monats automatisch zurückgesetzt, sodass Sie wieder neue Antworten sammeln können.

Ja, für alle Pläne werden Rechnungen erstellt. Die Rechnungen werden:

• An Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet

Die Rechnungen enthalten alle notwendigen Informationen für Ihre Buchhaltung, einschließlich Ihrer Kundendaten, der Leistungsbeschreibung und der Mehrwertsteuer.

Wenn Sie besondere Anforderungen an Ihre Rechnungen haben, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.

Der Schutz Ihrer Daten und der Antworten Ihrer Teilnehmer hat für uns höchste Priorität:

• Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL/TLS).
• Die Speicherung erfolgt auf sicheren Servern innerhalb der EU.
• Zugriff auf die Antworten haben nur Sie als Kontoinhaber.
• Wir verwenden moderne Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Die Antworten zu Ihren Fragebögen werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit:

• Alle Antworten zu einem Fragebogen zu löschen
• Ihre Daten als Excel-Datei zu exportieren und lokal zu sichern

Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen alle Ihre Daten, einschließlich Fragebögen und Antworten, unwiderruflich gelöscht.

HelferLink funktioniert mit allen modernen Browsern, darunter:

• Google Chrome (empfohlen)
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Apple Safari

Für die beste Erfahrung empfehlen wir die Verwendung der jeweils aktuellsten Browser-Version.

Ja, HelferLink ist vollständig responsiv und für mobile Geräte optimiert. Sowohl das Dashboard als auch die erstellten Fragebögen passen sich automatisch an die Bildschirmgröße an und können problemlos auf Smartphones und Tablets verwendet werden.

Dies ermöglicht es Teilnehmern, Fragebögen unterwegs auszufüllen und Ihnen Ihr Dashboard von überall aus zu verwalten.

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wurde, können Sie uns auf verschiedene Weise kontaktieren:

• E-Mail: info@helferlink.de
• Kontaktformular: Auf unserer Kontaktseite

Wir bemühen uns, alle Anfragen innerhalb eines Werktages zu beantworten.